Tietosuojaseloste
- Rekisterin ylläpitäjä:
Suomi-Seura ry, Mariankatu 8, 00170 Helsinki, Y-tunnus 0202356-4
- Rekisterin yhteyshenkilö
Suomi-Seura ry
Tina Strandberg, toiminnanjohtaja, puh 044 712 9230, sähköposti [email protected]
- Rekisterin nimi
Suomi-Seura ry:n Neuvonta – verkkopalveluiden rekisteri
- Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus/Osarekisterin käyttötarkoitus
Käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia toimintamme järjestämistä varten. Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
- Yhteydenottojen hallinta
- Asiakkaan neuvonta
- Jäsensuhteen hoitaminen ja jäsenpalvelujen toteuttaminen
- Tapahtumien järjestäminen
- Materiaalitilaukset
- Markkinointi, jolloin keromme toiminnastamme, jäseneduistamme ja jäsenyyteemme liittyvistä yhteistyökumppaneiden palveluista.
- Toiminnan kehittäminen ja verkkosivujemme laadun, toimivuuden ja tietoturvallisuuden parantaminen
- Muut tarkoitukset, joihin olemme saaneet suostumuksen
- Rekisterin tietosisältö
Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot:
Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, ikä, asuinmaa ja muut palveluiden käyttöön ja tapahtumien järjestämiseen liittyvät tarpeelliset tiedot.
Yhteydenotot neuvontapalveluun
Neuvontapalvelun käyttäjästä kertynyt tieto, mihin pyydämme käyttäjän suostumuksen tietojen tallentamiseen ja käsittelyyn.
Jäsenyyteen liittyvät tiedot:
Jäsennumero, liittymis- ja eroamispäivä, jäsentyyppi, jäsenmaksutiedot ja laskutusosoite
Materiaalitilaukset
Nimi, jäsennumero, puhelinnumero, sähköposti- ja postiosoite.
Verkkosivujen käytön yhteydessä tallentuvat tiedot
Käyttäjätunnukset ja salasanat, lokitiedot, evästeiden tuottamat tiedot käyttäjän IP-osoitteesta ja laitteiston metatiedoista. Verkkoasioinnit, asiakaskontaktit ja tapahtumien ja osallistujien määrät tilastoidaan järjestelmään tallentuvien tunnisteettomien tietojen perusteella ja no.
Verkkopalveluun liittyvä tilastotieto toiminnan suunnittelua, kouluttamista, arviointia ja kehittämistä varten.
Muut tapauskohtaisesti määritellyt, suostumuksen perusteella kerätyt tiedot
Sähköpostiosoitetta ja/tai puhelinnumeroa tarvitaan, jotta neuvontapalvelun vastaaja voi olla yhteydessä neuvottavaan. Vapaaehtoisesti annettuja taustatietoja käytetään vastaamisen tukena.
Verkkopalvelujen toimintoihin ja Suomi-Seura ry:n tilaisuuksiin ilmoittautumisten, osallistumisen ja palautteiden kannalta tarpeelliset tiedot yhteydessä kysyttyjä tietoja käytetään yhteydenottoa varten.
Asiakkaan ottaessa yhteyden Suomi-Seura ry:n neuvontapalveluun tallentuu hänen puhelinnumeronsa tai sähköpostiosoitteensa. Tietoja käyttävät vain Suomi-Seura ry:n neuvontapalvelun työntekijät asiakkaitten neuvontapyyntöihin vastatessaan. Tietoja voidaan käyttää viranomaisasioitten hoitamiseen Suomessa ja muissa maissa vain asiakkaan antamalla valtakirjalla. Neuvontapalvelun työntekijöitä koskee vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus.
Neuvontapalvelun kysymyksistä voidaan koota yhteenvetoja ja laatia tilastoja neuvonnan kehittämisen sekä yhteiskunnallisen vaikuttamisen tarpeisiin. Niistä voidaan muokata hyvin yleisellä tasolla olevia esimerkkikysymyksiä, joihin vastataan verkkopalvelussa, mutta tuolloin kysymykset ja vastaukset muokataan niin että kysyjää ei voi tunnistaa.
Neuvontapalveluun yhteyttä ottaneilta voidaan kerätä taustatietoina tilastointia muun muassa sukupuoli, ikä, asuinmaa, äidinkieli, koulutus ja päätoimi. Näihin vastaaminen on vapaaehtoista.
Asiakkaalta voidaan pyytää palautetta palvelusta käyttämällä hänen antamaansa yhteystietoa.
Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys:
Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä.
Tietojen yhdistäminen muihin rekistereihin:
Ei yhdistetä.
Säännönmukaiset tietolähteet
Käyttäjän itsensä antamat tiedot. Neuvontapalvelu voi saada tiedot myös asiakkaan valtuuttamana hänen puolestaan neuvoa kysyvältä henkilöltä.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle:
Tietoa ei pääsääntöisesti luovuteta ulkopuolisille. Käyttäjältä pyydetään rekisteritietojen luovuttamiseen erillinen suostumus, mikäli käyttäjän tietoja halutaan käyttää muihin tarkoituksiin.
Käyttäjän henkilötietoja luovutetaan vain, jos rekisterinpitäjällä on siihen velvollisuus lain tai muun pakottavan syyn vuoksi. Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin.
Tietojen säilytys
Tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
Verkkoasioinnit, asiakaskontaktit ja tapahtumien ja osallistujien määrät tilastoidaan vuosittain järjestelmään tallentuvien tunnisteettomien tietojen perusteella.
Kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Käsittelemme henkilötietoja kaikissa tilanteissa yksityisyyttä kunnioittaen. Tietoihin pääsevät käsiksi vain ne työntekijät, jotka tarvitsevat tietoja omien tehtäviensä hoitamiseksi.
A Manuaalinen aineisto
Säilytetään lukitussa tilassa.
B Sähköisesti käsiteltävät tiedot
Rekisteritiedot säilytetään asianmukaisesti, huolellisesti ja luottamuksellisina. Tietoverkko ja laitteisto on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä. Jokaiselle työntekijälle on määritelty työtehtävien mukaan, mitä tietoja hän voi nähdä ja käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois näistä tehtävistä.
Tarkastusoikeus
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Pyyntö esitetään rekisteritietoihin liittyvissä kysymyksissä kirjallisena suoraan työntekijälle, jonka kanssa olet asioinut, tai Suomi-Seura ry:n osoitteeseen [email protected]. Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista. Tiedot luovutetaan ilman aiheetonta viivytystä.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Mikäli rekisteröity pyytää häntä koskevaa tietoa korjattavaksi, rekisterinpitäjä korjaa tai täydentää rekisterissä olevan rekisteröityä koskevan tiedon.
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Kielto tulee lähettää Suomi-Seura ry:n osoitteeseen [email protected].
Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli tietosuojaselostetta muutetaan, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, informoidaan muutoksista myös muulla tavoin, kuten laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen.
Evästeiden käyttö
Suomi-Seura ry kerää, käsittelee ja analysoi verkkosivustojensa käyttöön liittyviä tietoja. Verkkosivujen sivustolla käytettäviä cookie- eli evästetiedostoja ja muuta vastaavaa teknologiaa käytetään siten, että palvelun käyttäjän yksityisyydensuojaa ei loukata. Osa evästeistä on välttämättömiä palvelun sujuvalle käytölle ja osa on käytössä, jotta Suomi-Seura ry voi toteuttaa markkinointitoimia, tarjota paremman asiakaskokemuksen verkossa, seurata verkkosivuston analytiikkaa ja tarjota käyttäjälle mahdollisimman kiinnostavaa sisältöä. Teknisiin evästeisiin ei kerätä eikä tallenneta käyttäjän yksilöiviä henkilötietoja.
Käyttäjällä on mahdollisuus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Sivuston käyttäminen ilman evästeitä saattaa kuitenkin vaikuttaa sivujen toiminnallisuuteen.